ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif) PADA PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT (FORWARDING)

TUGAS UTS

ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif) PADA PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT (FORWARDING)

Disusun untuk memenuhi tugas UTS :

Mata kuliah : Sistem Informasi Eksekutif

Dosen Pengampu : Endang Kurniawan, S.Kom, M.M

Oleh :

M. Ruston Imam Rifai (4115019)

Semester / Kelas : V / E

FAKULTAS TEKNIK SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL 'ULUM

JOMBANG

2017

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME atas limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan lancar. Penulisan laporan ini bertujuan untuk memenuhi salah satu tugas UTS yang diberikan oleh dosen pengampu matakuliah Sistem Informasi Eksekutif.

Laporan ini ditulis dari hasil penyusunan data-data sekunder yang penulis peroleh dari berbagai panduan yang berkaitan dengan perusahaan jasa eksport import. Tak lupa penyusun ucapkan terima kasih kepada pengajar matakuliah Sistem Informasi Eksekutif atas bimbingan dan arahan dalam penulisan laporan ini. Juga kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah mendukung sehingga dapat diselesaikan nya makalah ini.

Penulis harap, dengan membaca laporan ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai Sistem Informasi, khususnya bagi penulis. Memang laporan ini masih jauh dari sempurna, maka penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.

Penulis

DAFTAR ISI

2.1 Teknologi Informasi

2.2 Sistem Informasi Eksekutif

2.3 Perusahaan Jasa Export Import (Fowarding)

BAB 3. PEMBAHASAN

3.1 Penerapan Teknologi Informasi Pada Perusahaan Export Import (Frowarding)

3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation, Sharing, dan Replication Pada Perusahaan Export Import (Forwarding)

3.3 Peranan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Strategik Pada Perusahaan

3.4 Pentingnya Divisi TI Dalam Proses Bisnis

BAB 4. ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif)

4.1 Analisis Penerapan Sie Dalam Perusahaan Jasa Eksport Import

LAMPIRAN - LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Istilah teknologi informasi mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital.

Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sector kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap perubahan - perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen organisasi, pendidikan, trasportasi, kesehatan dan penelitian.

Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan strategis. Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh dan mengatur informasi (klarifikasi, analisis dan menyediakan alternatif keputusan). Data berbentuk rekaman dalam jumlah besar tidak cocok digunakan secara langsung. Dapat juga menjadi tidak berguna akibat terlalu padat, kurang lengkap atau tidak siap diakses.

Dengan adanya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, dapat membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhannya sehari-hari. Sehingga dengan jasa yang di tawarkan kepada konsumen tersebut dapat memberikan efek dan manfaat positif bagi konsumen tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi eksekutif untuk dapat membantu para eksekutif khususnya dalam bidang jasa dalam pengambilan suatu keputusan. Sehingga, dengan adanya sistem pendukung tersebut akan dapat memberikan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan konsumen.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana penerapan Teknologi Informasi pada perusahaan Jasa Export Import (Forwarding)?

2. Bagaimana aplikasi riil penerapan teknologi informasi Jasa Export Import (Forwarding)?

3. Bagaimana Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation, Sharing, dan Replication?

4. Bagaimana peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategi pada perusahaan Jasa Export Import (Forwarding)?

5. Bagaimana pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis Perusahaan Jasa Export Import (Forwarding)?

6. Bagaimana peranan CIO dalam perusahaan?

1.3 Tujuan

1. Memahami penerapan Teknologi Informasi pada perusahaan Jasa Export Import (Forwarding).

2. Memahami aplikasi riil penerapan teknologi informasi Jasa Export Import (Forwarding).

3. Memahami Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation, Sharing, dan Replication.

4. Memahami peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik pada perusahaan Jasa Export Import (Forwarding).

5. Memahami pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis Jasa Export Import (Forwarding).

6. Memahami peranan CIO dalam perusahaan.

1.4 Metodologi Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Merupakan bab pembuka yang berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, Batasan Masalah dan Metodologi Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab dua ini mencantumkan teori-teori yang berhubungan tentang permasalahan yang akan dianalisis. Teori-teori tersebut adalah Teknology Informasi, Sistem Informasi Eksekutif dan Perusahaan Jasa eksport Emport.

BAB III PEMBAHASAN

Bab tiga ini menerangkan tentang peranan dan penerapan TI, pentingnya divisi TI dan peranan CIO dalam perusahaan jasa eksport import.

BAB IV ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif)

Bab empat ini menjelaskan tentang analisis penerapan SIE dalam sebuah perusahaan jasa eksport import

BAB V PENUTUP

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Teknologi Informasi

2.1.1 Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi informasi (Information Technology) adalah hardware dan software, dan bisa termasuk di dalamnya jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalam konteks bisnis atauusaha. Menurut Haag dan Keen (1996), Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Menurut Martin (1999), Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi. Sementara Williams dan Sawyer (2003), mengungkapkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.

Dari defenisi di atas, nampak bahwa teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer, tetapi juga termasuk teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain bahwa teknologi informasi merupakan hasil konvergensi antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Teknologi komputer merupakan teknologi yang berhubungan dengan perangkat komputer seperti printer, pembaca sidik jari, CD-ROM, Prosesor, disk, dan lain-lain. Komputer merupakan mesin serbaguna yang dapat digunakan untuk keperluan pengolahan data apa saja menjadi informasi yang berguna. Hal ini dimungkinkan karena komputer dapat dikendalikan oleh program yang terdiri atassederetan instruksi. Komputer akan bertindak sesuai instruksi yang diterimanya dari program. Dengan kata lain komputer akan bertindak sesuai keinginan pembuat program.

Teknologi komunikasi atau telekomunikasi merupakan teknologi komunikasi jarak jauh. Termasuk teknologi telekomunikasi yang kita gunakan sehari-hari adalah telepon, televisi, radio, handy-talky, handphone. Dikatakan sebelumnya bahwa teknologi informasi merupakan konvergensi antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi, saat ini teknologi telekomunikasi yang disebutkan di atas telah dapat digunakan untuk menghubungkan sejumlah komputer. Sehingga beberapa komputer dapat berkomunikasi satu sama lain dengan mudah. Inilah makna dari kata “konvergensi” diatas.

2.1.2Komponen Teknologi Informasi

Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk sehubungan denganpenggunaan teknologi informasi. Untuk dapat memanfaatkan teknologi informasi, umumnya dibutuhkan setidaknya tiga komponen utama; perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware). Untuk perangkat telekomunikasi diasumsikan termasuk dalam komponen hardware.

a. Perangkat keras (Hardware) disini merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi.Contoh perangkat keras disini misalnya, monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antenna telekomunikasi, dan lain-lain.

b. Perangkat lunak (Software) disini merupakan program yang dibuat untuk keperluan khusus. Perangkat lunakdapat dibagi menjadi tiga; perangkat lunak sistem,perangkat lunak bahasa pemrograman, danperangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Perangkat lunak sistem lebih dikenal dengan sebutansistem operasi. Misalnya: Sistem Operasi Windows, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD. Perangkat lunak bahasa pemrograman merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat programaplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol, TurboAssembler, Java. Sementara perangkat lunak aplikasimerupakan program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia ada perangkat lunak Jet Audio,Windows Media Player, WinAmp, Real Player. Untuk keperluan aplikasi perkantoran ada Microsoft Office dan Open Office yang terdiri atas beberapa program untuk berbagai keperluan seperti pengolahan kata, angka, data, dan presentasi.

c. Sementara brainware atau orang marupakan pengguna, pemelihara, pembuat sistem teknologi. Tanpa komponen ini perangkat keras dan perangkat lunak tidak akan berarti apa-apa.

2.2 Sistem Informasi Eksekutif

2.2.1 Pengertian System Informasi Eksekutif (SIE)

Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh Eksekutif :

a. Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.

b. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

c. Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Sistem informasi eksekutif juga disebut sebagai sistem pendukung eksekutif. Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengindentifikasi masalah. Pemakai yang awam dengan komputer pun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya.

2.2.2 Komponen Sistem Informasi Eksekutif

1. Hardware (Perangkat Keras) untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:

- Input Device / alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika.

- Central Processing Unit (CPU) : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin komputer yang lain.

- Storage : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.

- Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

2. Software (Perangkat Lunak) Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen:

- Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan.

- Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.

- Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan balok).

- Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

2.2.3 Konsep Dibutuhkan Sistem Informasi Eksekutif Pada Perusahaan Bidang Jasa

Konsep mengapa diperlukan sistem informasi eksekutif pada perusahaan bidang jasa adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

1. Eksternal

- Meningkatkan persaingan perusahaan dalam bidang jasa

- Dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan

- Kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif

- Kebutuhan untuk mengakses database external

- Meningkatkan regulasi pemerintah

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer perusahaan. Sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail dan mengakses data dan informasi lingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan peraturan pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih dilaksanakan dalam suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada organisasi .

2. Internal

- Kebutuhan informasi yang tepat

- Kebutuhan perbagikan komunikasi

- Kebutuhan mengakses data operasional

- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda

- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

- Kebutuhan untuk mengenal data historis

- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan

- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

Dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui keadaan internal organisasi yang dipimpinnya. Misalkan dari data keuangan perusahaan tidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.

2.2.4 Tugas Eksekutif Pada Perusahaan Bidang Jasa

Berikut adalah tugas yang harus dikerjakan ekeskutif khususnya dalam bidang jasa agar dalam menjalankan bisnisnya agar dapat berjalan lebih baik kedepannya yaitu sebagai berikut:

a. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)

Dimana seorang pebisnis dapat menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain khsusunya dalam penjualan jasa yang ditawarkan kepada konsumen atau bagaimana mempengaruhi orang lain (SDM) agar dapat melaksanakan apa yang diperintahkan.

b. Membuat Keputusan Tentang Sumber Daya Dan Operasi

Bagaimana mengelola sumber daya-sumber daya ekonomi dan mengelolanya menjadi lebih baik, dan pertimbangan dengan kebijakan eksternal seperti aturan-aturan dari Pemerintah.

c. Mengelola Keuangan Dan Pelaporannya

Dimana setiap aktifitas pemasukan atau pengeluaran, serta harta serta hutang dan modal, dibuat pelaporannya agar semuanya dapat termonitor dengan baik, sehingga dapat di ketahui kerugian atau keuntungan suatu bisnis.

d. Pengelolaan Penjualan Dan Pemasaran

Dimana kita ketahui penjualan dan pemasaran jasa merupakan urat nadi dalam perusahaan atau bisnis khususnya dalam bidang jasa. Tanpa kesuksesan penjualan atau pemasaran, maka perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuannya, yaitu laba.

e. Mengarahkan Bisnis Untuk Masa Yang Akan Datang

Yaitu dengan melakukan perencanaan strategis yang merupakan piranti utama untuk pengelolaan aspek-aspek jangka panjang dalam bisnis dan cara peningkatan produktifitas, perbaikan kualitas serta pengelolaan informasi.

2.3 Perusahaan Jasa Eksport & Import (Forwarding)

Kegiatan jasa pelayanan logistik mengintegrasikan usaha pelayanan forwarding dan pergudangan baik gudang berikat maupun gudang umum serta depo kontainer ke dalam mata rantai sistem total logistik (Total Logistik System), meliputi :

- Jasa pengurusan dokumen ekspor/impor

- Jasa angkutan barang

- Jasa bongkar muat

- asa sewa gudang/lapangan dan depo kontainer.

Peran teknologi informasi dibidang jasa logistik. Teknologi Informasi sebagai tulang punggung manajemen supply chain, konsep manajemen supply chain tidak dapat dipisahkan dari perkembangan teknologi informasi (TI). Bahkan, kalau dilihat dari sejarahnya, justru kemajuan teknologi inilah yang melahirkan prinsip - prinsip dasar dari manajemen supply chain. Alasannya cukup sederhana, yaitu karena esensi dari pengintegrasian berbagai proses dan entitas bisnis di dalam domain manajemen supply chain adalah melakukan share terhadap informasi yang dimiliki dan dihasilkan oleh berbagai pihak .

1. Perspektif Teknis

Dilihat dari sisi teknis, ada dua fungsi dari teknologi informasi yang harus dipenuhi,yaitu:

a. Fungsi penciptaan Aspek-aspek yang harus dapat dilakukan oleh teknologi informasi adalah sebagai berikut :

- Teknologi informasi harus mampu menjadi sarana untuk mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data kuantitatif. Ada dua cara umum yang biasa dipergunakan, yaitu secara manual dan otomatis. Yang dimaksud dengan manual adalah dilibatkannya seorang user untuk melakukan data entry terhadap fakta-fakta relevan didalam aktivitas sehari-hari yang dipandang perlu direkam. Misalnya catatan pengeluaran keuangan, keluhan pelanggan, pesanan konsumen, pengeluaran barang dari gudang dan lain-lain. Sedangkan yang dimaksud dengan cara otomatis disini adalah jika berbagai teknologi dipergunakan sebagai alat untuk merekam fakta dan mengubahnya menjadi data tanpa harus melibatkan unsur manusia sebagai data entry. Contohnya adalah penggunaan barcode untuk kode barang, smart card untuk data pelanggan, scanner untuk mencatat kendaraan dipintu gerbang kawasan.

- Teknologi harus mampu mengubah data mentah yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis,
pemilik perusahaan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
- Tugas teknologi informasi selanjutnya adalah mengolah informasi yang diperoleh dengan berbagai konteks organisasi yang ada menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan.
- Akhirnya, kumpulan dari knowledge yang diperoleh dan dipelajari selama perusahaan beroperasi akan menjadi suatu bekal “kebijaksanaan” (wisdom) yang tidak ternilai harganya. Wisdom yang diperoleh merupakan hasil dari pembelajaran sebuah organisasi yang akan menjadi identitas perusahaan dimasa mendatang.

b. Fungsi penyebaran

Terhadap entitas fakta, data, informasi, knowledge, dan wisdom tersebut, teknologi informasi memiliki fungsi-fungsi yang berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut :

- Gathering. Teknologi informasi harus memiliki fasilitas-fasilitas yang mampu mengumpulkan entitas-entitas tersebut dan meletakannya di dalam suatu media penyimpanan digital.

- Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entitasentitas tersebut dikemudian hari, teknologi informasi harus memiliki mekanisme baku dalam mengorganisasikan penyimpanan entitas-entitas tersebut di dalam media penyimpanan.

- Selecting. Disaat berbagai pihak di dalam perusahaan membutuhkan entitas-entitas tersebut, teknologi informasi harus menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian dan pemilihan. Teknologi portal merupakan salah satu cara yang sedang digemari oleh perusahaan dalam memecahkan permasalahan ini.

2. Perspektif Manajerial

Dilihat dari sisi bisnis dan manajerial, terutama dalam kaitannya dengan manajemen supply chain, ada empat peranan yang diharapkan oleh perusahaan dari implementasi efektif sebuah
teknologi informasi, yaitu :

1. Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko , terutama berkaitan dengan factor-factor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2. Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu :

- Eleminasi proses. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

- Simplifikasi proses. Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

- Integrasi proses. Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

- Otomatisasi proses. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. Contoh scanner untuk menggantikan fungsi mata manusia dalam meletakan dan mencari barang digudang.

3. Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, eprocurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Konsep menajemen supply chain memperlihatkan adanya proses ketergantungan antara berbagai perusahaan yang terkait di dalam sebuah system bisnis. Semakin banyak perusahaan yang terlibat dalam rantai tersebut, akan semakin kompleks strategi pengelolaan yang perlu dibangun. Jika diperharikan dengan seksama, didalam sebuah perusahaan ada tiga aliran entitas yang harus dikelola dengan baik yaitu :

- aliran produk dan jasa (flow of products and services);

- aliran uang (flow of money);

- aliran dokumen (flow of documents)

Yang dimaksud dengan system informasi terpadu disini adalah sebuah system yang terdiri dari berbagai komponen data, aplikasi, dan teknologi yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan informasi perusahaan.

Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi telah berhasil menciptakan infrastruktur informasi baru yang dikenal dengan istilah internet. Infrastruktur ini meliputi serangkaian jaringan elektronik yang bermanfaat dalam memfasilitasi transfer informasi dan komunikasi interaktif, diantaranya jaringan telepon, jaringan kabel (cable networks), jaringan selular, satelit, jaringan intra-komputer korporasi dan bisnis. Dalam konteks bisnis, internet membawa dampak transpormasional yang menciptakan paradigma baru dalam berbisnis, berupa digital marketing atau internet marketing (cyber marketing, electronic marketing). Istilah internetisasi mengacu pada proses sebuah perusahaan terlibat dalam aktivitas-aktivitas bisnis secara elektronik (ecommerce atau e-bisnis), khususnya dengan memanfaatkan internet sebagai media, pasar, maupun infrastruktur penunjang. Definisi ecommerce bisa ditinjau dari 5 perspektif : online purchasing, digital communication, service, business process, dan market-of-one perspectives.

Eksport adalah penjualan barang ke luar negeri dengan menggunakan sistem pembayaran, kualitas, kuantitas dan syarat penjualan lainnya yang telah disetujui oleh pihak eksportir dan importir. Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan barang atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Ekspor barang secara besar umumnya membutuhkan campur tangan dari bea cukai di negara pengirim maupun penerima. Ekspor adalah bagian penting dari perdagangan internasional. Penjualan barang oleh eksportir keluar negeri dikenai berbagai ketentuan dan pembatasan serta syarat-syarat khusus pada jenis komoditas tertentu termasuk cara penangan dan pengamanannya. Setiap negara memiliki peraturan dan ketentuan perdagangan yang berbeda-beda. Khusus ekspor komoditas pertanian dan perikanan di indonesia sebagaian besar tidak memiliki ketentuan dan syarat yang terlalu rumit bahkan pemerintah saat ini mempermudah setiap perusahaan untuk mengekspor hasil pertanian dan perikanannya ke luar negeri.

Import adalah proses pembelian barang atau jasa asing dari suatu negara ke negara lain. Impor barang secara besar umumnya membutuhkan campur tangan dari bea cukai di negara pengirim maupun penerima. Impor adalah bagian penting dari perdagangan internasional. Jika perusahaan menjual produknya secara lokal, mereka dapat manfaat karena harga lebih murah dan kualitas lebih tinggi dibandingkan pasokan dari dalam negeri. Impor juga sangat dipengaruhi 2 faktor yakni, pajak dan kuota. Tingkat impor dipengaruhi oleh hambatan peraturan perdagangan. Pemerintah mengenakan tarif (pajak) pada produk impor. Pajak itu biasanya dibayar langsung oleh importir, yang kemudian akan membebankan kepada konsumen berupa harga lebih tinggi dari produknya. Demikianlah sebuah produk mungkin berharga terlalu tinggi dibandingkan produk yang berasal dari dalam negeri. Ketika pemerintah asing menerapkan tarif, kemampuan perusahaan asing untuk bersaing di Negara-negara itu dibatasi. Pemerintah juga dapat menerapkan kuota pada produk impor, yang membatasi jumlah produk yang dapat dimpor. Jenis hambatan perdagangan seperti ini bahkan lebih membatasi dibandingkan tarif, karena secara eskpilit menetapkan batas jumlah yang dapat dimpor.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Penerapan Teknologi Informasi Pada Perusahaan.

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

- Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

- Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?

Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.

Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

a. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

b. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

c. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

d. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

e. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan

Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :

- Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

- Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

- Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.

- Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

- Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan. Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.

3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation, Sharing, dan Replication.

Semakin besarnya kebutuhan dalam mengolah laju informasi yang semakin banyak dan cepat, memaksa perusahaan untuk tetap terus melakukan inovasi di bidang teknologi informasinya. Informasi-informasi yang ada harus segera diolah dan dikembangkan agar perusahaan dapat tetap menjaga dan meningkatkan performa bisnisnya.

Teknologi informasi merupakan sebuah katalisator untuk perubahan yang saling melengkapi, yang memicu inovasi-inovasi baru yang saling melengkapi dalam proses bisnis, seperti menemukan cara baru untuk meraih pelanggan, dan cara baru untuk berkomunikasi dengan pemasok. Perubahan ini memiliki efek jangka panjang pada kemampuan perusahaan itu sendiri dalam menciptakan barang dan jasa.

Menurut Erik Brynjolfsson, direktur dari MIT Center untuk Bisnis Digital dan Schussel Family Professor di MIT Sloan School of Management, teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk merintis sebuah revolusi inovasi baru secara keseluruhan, berdasarkan pada cara perusahaan dalam mengukur (measurement), melakukan uji coba (experimentation), berbagi (sharing) dan mereplikasi (replication) proses bisnis. Dimana keempat hal tersebut, masing-masing mempunyai peran yang penting, dan saling memperkuat satu sama lain. Seperti peningkatan pada pengukuran akan membuat eksperimentasi jauh lebih berharga, dan akan menjadi lebih berharga lagi jika hasil tersebut dapat dibagikan ke lokasi lain. Dan, pada akhirnya, jika hasil tersebut penting, dapat direplikasi ke lokasi lain.

1. Pengukuran (Measurement)

Teknologi informasi dapat digunakan untuk mengukur apa yang perusahaan telah lakukan. Dimana informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh perusahaan agar dapat memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang pelanggan, proses bisnis, kualitas produk, dan kelemahan-kelemahan dalam rantai pasokannya.

2. Uji Coba (Experimentation)

Keuntungan dari uji coba yang menggunakan teknologi informasi adalah perusahaan bisa mendapatkan sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang tidak bisa ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni. Sehingga perusahaan dapat memiliki pengetahuan untuk segera ditindaklanjuti tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnisnya dan melihat perbedaan-perbedaan dari inovasi yang telah dilakukannya.

3. Berbagi (Sharing)

Perusahaan kini tidak hanya dapat berbagi data, tapi juga berbagi wawasan. Inovasi dalam berbagi dibutuhkan oleh perusahaan agar lebih efektif dalam berbagi informasi. Internet dan teknologi informasi yang dirancang secara unik untuk memenuhi kebutuhan dalam berbagi dapat memudahkan perusahaan, sehingga setiap orang tidak harus selalu bertatap muka dan menggunakan printer atau kertas secara berlebihan dalam berbagi informasi.

4. Replikasi (Replication)

Teknologi informasi akan membuatnya menjadi jauh lebih mudah untuk mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis setelah teridentifikasi. Ketiga perubahan sebelumnya (measurement, experimentation, sharing), membantu perusahaan dalam menemukan dan berbagi, tapi kemudian teknologi informasi memungkinkan untuk mengambil, meningkatkan proses bisnis tersebut dan menyalinnya berkali-kali.

3.3 Peranan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Strategik Pada Perusahaan.

Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.

Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.

Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.

Strategi TI diperlukan untuk

- Pengetahuan mengenai teknologi baru

- Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis

- Dibahas dalam diskusi perusahaan

- Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.

SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri.

IT mendukung perusahaan/organisasi di level

- Strategik

Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan

- Taktis

Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses

- Operasional

Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

Terdapat 3 (tiga) teknik dalam SIE yang menjadi pertimbangan bagi eksekutif dalam memutuskan suatu kebijakan dan langkah strategis , yaitu :

a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)

Merupakan factor yang menentukan keberhasilan dari segala jenis kegiatan yang dilakukan oleh organisasi oleh eksekutif.

b. Management by Exception (MbE)

Membandingkan kinerja dengan target yang sudah ditetapkan sebelumnya, menganalisa,mempelajari factor yang menentukan ketidaktercapainya suatu target dan mencaripemecahan masalahnya agar dapat diperbaiki pada periode selanjutkan sehingga target yang telah ditentukan dapat dicapai.

c. Modal Mental

Kemampuan mengolah dan memanfaatkan secara efektif setiap informasi yang diperolehdan dipergunakan semaksimal mungkin dalam memutuskan dan melaksanakan suatu kebijakan.

3.4 Pentingnya Divisi TI Dalam Proses Bisnis

Sebuah sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya dari departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk juga menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari server secara tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang tidak menguntungkan.

Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu “operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan. Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis.

Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa di selaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan.

Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang. Hal inilah yang kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di perusahaan. Untuk dapat menge tahui andil Departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya seperti:

a. Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat tulis, dan lain-lain.

b. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.

c. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.

d. Menghemat biaya promosi dan pemasaran.

e. Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan.

Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:

1. Minimal Risk.

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2. Reduce Costs

- Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.

- Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.

- Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.

- Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3. Add Value

Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Create New Realities

Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

3.4 Pentingnya Divisi TI Dalam Proses Bisnis

Chief Information Officer (CIO) adalah jabatan umum diberikan kepada orang di suatu perusahaan bertanggung jawab untuk teknologi informasi dan sistem komputer yang mendukung tujuan perusahaan. Sebagai teknologi informasi dan sistem menjadi lebih penting, CIO telah datang untuk dilihat di banyak organisasi sebagai kontributor kunci dalam merumuskan tujuan strategis. Biasanya, CIO dalam keputusan perusahaan besar delegasi teknis kepada karyawan lebih akrab dengan rincian. Biasanya, seorang CIO mengusulkan teknologi informasi suatu perusahaan perlu untuk mencapai tujuannya dan kemudian bekerja dalam anggaran untuk melaksanakan rencana tersebut. Biasanya, seorang CIO terlibat dengan menganalisis dan proses pengerjaan ulang bisnis yang ada, dengan mengidentifikasi dan mengembangkan kemampuan untuk menggunakan alat-alat baru, dengan membentuk kembali infrastruktur fisik perusahaan dan akses jaringan, dan dengan mengidentifikasi dan mengeksploitasi sumber-sumber pengetahuan perusahaan. Banyak CIO menuju upaya perusahaan untuk mengintegrasikan Internet dan World Wide Web ke kedua strategi jangka panjang dan rencana segera bisnis.

Keunggulan posisi CIO telah meningkat sangat sebagai teknologi informasi telah menjadi bagian yang lebih penting dari bisnis. CIO dapat menjadi anggota dari dewan eksekutif organisasi. Sementara pekerjaan CIO judul dimulai di Amerika Serikat, secara perlahan menggantikan Direktur TI sebagai judul TI eksekutif senior di Eropa dan Asia.

Meskipun tidak ada kualifikasi khusus yang khas dari CIO pada umumnya, secara historis banyak CIO memiliki gelar dalam ilmu komputer, rekayasa perangkat lunak, atau sistem informasi. CIO semakin mendapatkan gelar MBA untuk memperkuat bisnis mereka keterampilan manajemen. Baru-baru kepemimpinan CIO 'kemampuan, ketajaman bisnis dan perspektif strategis telah mengambil diutamakan daripada keterampilan teknis. Sekarang sangat umum bagi CIO untuk diangkat dari sisi bisnis organisasi, terutama jika mereka memiliki keterampilan manajemen proyek.

Disinilah CIO dituntut perannya. CIO harus bisa membuat suatu perusahaan mendapat profit margin yang besar akibat adanya perubaha-perubahan teknologi, pasar dan regulasi yang membawa dampak perubahan perilaku bisnis.

Menurut Indra Utoyo, Direktur Teknologi Informasi/CIO PT Telkom Tbk, CIO memiliki peran dalam mengeliminasi kompleksitas dengan memilih teknologi yang bisa mendukung sasaran kegiatan bisnis. Dan hal itu dimulai dari praktek-praktek manajemen, bukan dari teknologinya.

Menurut Presiden Direktur IBM Indonesia Betti Alisjahbana, peran CIO sekarang adalah menjadi TI pemberdaya dan katalis inovasi. Tujuannya adalah untuk menentukan arah bisnis strategis dan menawarkan ide-ide baru serta menyejajarkan TI sedemikian rupa sehingga memberikan manfaat bisnis. Jadi, peran CIO berubah dari business support menjadi business enabler3

Pentingnya teknologi memperkuat peran CIO dalam perusahaan. Para CIO diharapkan dapat mendapatkan data dan insight dengan memanfaatkan teknologi sehingga bisa memberi sumbangsih pada pengembangan bisnis perusahaan. Dengan tuntutan ini, CIO menjadi sangat berpengaruh pada keputusan yang diambil dalam sebuah perusahaan.

BAB IV

ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif)

4.1 Analisis Penerapan Sie Dalam Perusahaan Jasa Eksport Import

Eksekutif adalah manajer tingkat yang lebih rendah yang berada pada tingkat yang lebih atas.

Martineau mengatakan bahwa pekerjaan manajer akan berubah secara drastis jika ia telah menjadi manajer puncak (eksekutif), dan manajer tersebut harus menyesuaikan keadaan atau perubahan tersebut.

Perusahaan yang hanya menggunakan Sistem Infromasi Organisasi maka manajer puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem fungsional dan manajer tidak perlu menyaring dan mensisntesa data yang menjadi bentuk berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer tersebut dalam melakukan pekerjaannya maka diciptakannya Sistem Informasi Eksekutif.

4.2 Analisis SWOT

1. Strenght (Kekuatan)

- Dapat mempermudah para eksekutif perusahaan jasa dalam pengambilan suatu keputusan.

- Memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan

- Memudahkan akses atas informasi-informasi yang ada dalam perusahaan

- Membuat user semakin produktif

- Menghemat waktu

- Menghasilkan competitive advantage

- Memberikan antisipasi yang cepat terhadap suatu masalah atau kesempatan yang terjadi didalam perusahaan

- Menemukan penyebab dari suatu masalah

- Menemukan kebutuhan-kebutuhan eksekutif.

2. Weakness (Kelemahan)

- Jika pada perusahaan jasa kecil akan mengeluarkan biaya untuk dapat mengimplementasikan SIE.

- Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.

- Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.

- Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

- Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.

- Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.

3. Opportunity (Peluang)

Sistem Informasi Eksekutif harus ada pengembangan terhadap sistem yang ada sekarang karena teknologi menjadi investasi yang sangat penting sekalikedepannya sebagai sarana dalam membantu operasional perusahaan.

4. Threat (Ancaman)

- sistem informasi merupakan teknologi yang dinamis sekali dan bergerak sangatcepat mengikuti perkembangan

- Tanpa adanya system eksekutif informasi yang memadai, maka laju perkembangan suatu organisasi akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan competitor.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

Sistem informasi eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari manajemen informasi dalam bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat pelayanan dalam melayani kebutuhan konsumen terhadapa jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut.

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Begitupun informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan.

Tugas-tugas yang dilaksanakan eksekutif diantaranya mengelola SDM, membuat keputusan sumber daya dan operasi, mengelola keuangan dan pelaporannya, pengelolaan penjualan dan pemasaran, serta mengarahkan bisnis untuk masa yang akan datang.

Kelebihan SIE pada bidang jasa diantaranya dapat mempermudah para eksekutif perusahaan jasa dalam pengambilan suatu keputusan. Sedangkan kelemahannya yaitu pada perusahaan jasa kecil akan mengeluarkan biaya untuk dapat mengimplementasikan SIE.

DAFTAR PUSTAKA

mang ruston (IT Support)

ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif) PADA PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT (FORWARDING)

0 Response to "ANALISIS PENERAPAN SIE (Sistem Informasi Eksekutif) PADA PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT (FORWARDING)"

Post a Comment